IAegis
Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional
Manual de Usuario
Capitulo 6: Modulo de Visitas a Terreno
Guia completa para programar, ejecutar y documentar visitas de supervision preventiva:
agenda, check-in/check-out, geolocalizacion, firma digital y dashboard de metricas.
Tabla de Contenidos
- 6.1Vision general del modulo de Visitas
- 6.1.1Que es el modulo de Visitas a Terreno
- 6.1.2Conceptos clave
- 6.1.3Permisos necesarios
- 6.1.4Como acceder al modulo de Visitas
- 6.2Agenda de Visitas
- 6.2.1Vista general de la Agenda
- 6.2.2Calendario heatmap
- 6.2.3Panel de visitas del dia
- 6.2.4Modal de detalle rapido
- 6.2.5Filtros avanzados (administradores)
- 6.3Programar una nueva visita
- 6.3.1Acceder al formulario
- 6.3.2Campos del formulario
- 6.3.3Asignacion de usuario
- 6.3.4Editar una visita programada
- 6.4Detalle de una visita
- 6.4.1Informacion de la visita
- 6.4.2Linea de tiempo
- 6.4.3Registros vinculados
- 6.4.4Geolocalizacion y mapas
- 6.4.5Seccion de cierre
- 6.5Check-in (Registrar Llegada)
- 6.5.1Check-in manual
- 6.5.2Check-in automatico por geolocalizacion
- 6.5.3Cambio de contexto operativo
- 6.6Check-out (Finalizar Visita)
- 6.6.1Proceso de finalizacion
- 6.6.2Firma digital de cierre
- 6.6.3Generacion automatica de PDF
- 6.7Cancelar una visita
- 6.8Estados de una visita
- 6.9Banner de visita activa
- 6.10Dashboard de Visitas
- 6.10.1Acceder al Dashboard
- 6.10.2KPIs ejecutivos
- 6.10.3Tendencia semanal y distribucion por estado
- 6.10.4Ranking por contrato y productividad por usuario
- 6.10.5Indicadores operacionales
- 6.10.6Composicion y metodos
- 6.10.7Drill-down interactivo
- 6.11Reglas de negocio
- 6.12Solucion de problemas
- 6.13Preguntas frecuentes
⚠ Disponibilidad del modulo
El modulo de Visitas a Terreno es una funcionalidad premium que requiere contratacion especifica. Si no ves la seccion Visitas en tu barra de navegacion, es posible que tu organizacion no tenga este modulo habilitado. Consulta con tu administrador o con el equipo comercial de IAegis para mas informacion sobre su activacion.
6.1.1 Que es el modulo de Visitas a Terreno
El modulo de Visitas a Terreno permite programar, ejecutar y documentar las visitas de supervision preventiva realizadas a los distintos frentes de trabajo de tu organizacion.
Cada visita registra:
- Quien realiza la visita (usuario asignado)
- Donde se realiza (contrato y subnodo destino)
- Cuando se programo y cuando se ejecuto realmente
- Que se hizo durante la visita (registros vinculados)
- Evidencia geografica del check-in y check-out (coordenadas GPS)
- Firma digital de cierre al finalizar
ⓘ Integracion con Registros
El modulo de Visitas se integra con el modulo de Registros. Cualquier registro de seguridad (observacion, capacitacion, checklist, etc.) creado mientras tienes una visita activa se vincula automaticamente a esa visita.
6.1.2 Conceptos clave
| Concepto | Descripcion |
|---|
| Visita | Registro de una supervision programada a un frente de trabajo |
| Check-in | Momento en que el usuario llega al sitio y registra su entrada (manual o por GPS) |
| Check-out | Momento en que el usuario finaliza la visita con firma digital |
| Folio | Identificador unico de cada visita (formato VIS-XXXX) |
| Nodo | Contrato o proyecto al que se dirige la visita |
| Subnodo | Frente de trabajo o subcontrato especifico dentro del nodo |
| Registros vinculados | Actividades de seguridad documentadas durante la visita |
| Geocerca | Area geografica asociada a un subnodo para deteccion automatica |
6.1.3 Permisos necesarios
| Accion | Permiso requerido |
|---|
| Ver tus propias visitas | VER VISITAS PROPIAS |
| Ver todas las visitas | VER TODAS LAS VISITAS |
| Crear visitas (auto-asignadas) | CREAR VISITAS |
| Asignar visitas a otros usuarios | ASIGNAR VISITAS A OTROS |
| Cancelar visitas | CANCELAR VISITAS |
| Check-in / Check-out | Ser el usuario asignado a la visita |
| Acceder al Dashboard | VER TODAS LAS VISITAS o ser administrador |
| Configurar reglas | Ser administrador del tenant |
💡 Tip
Si eres un usuario operativo (supervisor de terreno), generalmente tendras los permisos VER VISITAS PROPIAS y CREAR VISITAS. Esto te permite programar tus propias visitas y gestionarlas de principio a fin.
6.1.4 Como acceder al modulo de Visitas
El modulo de Visitas es accesible desde la barra de navegacion inferior de la aplicacion. Busca el icono de ubicacion/pin etiquetado como Visitas.
Figura 6.1 - Barra de navegacion inferior mostrando el acceso a Visitas (icono de ubicacion resaltado).
6.2.1 Vista general de la Agenda
La Agenda de Visitas es la pantalla principal del modulo. La interfaz se divide en dos secciones: el calendario heatmap a la izquierda y el panel de visitas del dia a la derecha.
Figura 6.2 - Agenda de Visitas con calendario heatmap y panel de visitas del dia seleccionado.
6.2.2 Calendario heatmap
El calendario muestra un mapa de calor de tus visitas. Cada celda puede contener indicadores visuales:
| Color del indicador | Significado |
|---|
| Azul/Indigo | Visitas programadas o en sitio |
| Ambar/Naranja | Visitas vencidas |
| Verde | Visitas completadas |
| Borde violeta | Fecha limite de programacion (deadline) |
| Borde naranja | Dia con visitas faltantes (no cumple el minimo requerido) |
6.2.3 Panel de visitas del dia
Al seleccionar una fecha en el calendario, el panel derecho muestra las visitas de ese dia con tarjetas informativas que incluyen folio, estado, contrato, subnodo y usuario asignado.
Figura 6.3 - Panel lateral mostrando una visita programada para el dia seleccionado.
6.2.4 Modal de detalle rapido
Al hacer clic en una tarjeta de visita, se abre el modal "Visitas del Dia" con un resumen y la opcion de navegar al detalle completo.
Figura 6.4 - Modal de detalle rapido con informacion de la visita y boton "Ir al detalle completo".
6.2.5 Filtros avanzados (administradores)
Los administradores ven una barra de filtros con tres selectores: Contrato, Frente de Trabajo y Colaborador. Los filtros se aplican sobre el calendario y el panel lateral.
6.3.1 Acceder al formulario
Puedes programar una nueva visita de tres formas: desde el boton "+ Nueva Visita" en la agenda, desde el boton "Programar" en el panel lateral, o navegando a /visits/new.
6.3.2 Campos del formulario
Figura 6.5 - Formulario para programar una nueva visita a terreno.
| Campo | Tipo | Obligatorio | Descripcion |
|---|
| Fecha de la visita | Fecha | Si | Dia de la visita. No puede ser anterior a hoy. |
| Nodo | Selector | Si | Contrato o proyecto de destino. |
| Subnodo | Selector con busqueda | Si | Frente de trabajo dentro del nodo. |
| Usuario asignado | Selector | Condicional | Solo visible con permiso ASIGNAR VISITAS A OTROS. |
1
Selecciona la fecha
El calendario no permite fechas pasadas. Si accedes desde el panel lateral, la fecha se pre-carga.
2
Selecciona el Nodo
Se muestran los contratos activos. Se pre-selecciona el contexto operativo actual.
3
Selecciona el Subnodo
Usa el selector con busqueda para filtrar opciones. Se habilita al seleccionar un nodo.
4
Confirma el usuario
Con permiso de asignacion: selecciona un usuario. Sin el permiso: se asigna a tu nombre automaticamente.
5
Haz clic en "Crear Visita"
Veras un mensaje de confirmacion con el folio generado (ej: VIS-0001).
6.3.4 Editar una visita programada
Puedes editar una visita si esta en estado Programada y la fecha es hoy o futura. Navega al detalle y haz clic en "Editar Visita".
⚠ Advertencia
No es posible editar visitas en estado "En Sitio", "Completada", "Cancelada" o "Vencida". Tampoco se pueden editar visitas con fecha pasada.
6.4.1 Informacion de la visita
La pagina de detalle muestra toda la informacion organizada en secciones. La tarjeta principal contiene cuatro tiles: Nodo, Subnodo, Fecha programada y Usuario asignado.
Figura 6.6 - Pagina de detalle mostrando la informacion principal y la linea de tiempo.
6.4.2 Linea de tiempo
La seccion "Linea de Tiempo" muestra tres pasos del ciclo de vida:
- Programada - Fecha y hora de creacion (siempre completado)
- Check-in - Momento del registro de llegada (con indicador de metodo: manual o geo)
- Check-out - Momento de la finalizacion (con indicador de metodo)
Figura 6.7 - Linea de tiempo y botones de accion: Registrar Llegada, Editar Visita, Cancelar Visita.
6.4.3 Registros vinculados
Muestra los registros de seguridad creados durante la visita. Cada registro aparece con su folio, tipo y titulo.
6.4.4 Geolocalizacion y mapas
Si la visita tiene datos GPS, se muestran mapas interactivos con las ubicaciones de check-in y check-out, incluyendo coordenadas y precision.
6.4.5 Seccion de cierre
Para visitas Completadas: firma digital y boton "Descargar PDF". Para visitas Canceladas: motivo, usuario y fecha de cancelacion.
6.5.1 Check-in manual
1
Navega al detalle de la visita
Desde la agenda, haz clic en la tarjeta y luego "Ir al detalle completo".
2
Verifica fecha y estado
La visita debe estar en estado Programada y la fecha debe ser hoy.
3
Haz clic en "Registrar Llegada"
El sistema solicita tu ubicacion GPS automaticamente.
4
Visita activa
La visita cambia a En Sitio y se activa el cronometro de tiempo en terreno.
⚠ Advertencia
Solo el usuario asignado puede realizar el check-in. Si la visita esta asignada a otra persona, no veras el boton.
6.5.2 Check-in automatico por geolocalizacion
Si tu administrador ha configurado geocercas, el sistema detecta automaticamente cuando llegas al sitio y te ofrece hacer check-in con un solo clic. Esto funciona en toda la aplicacion, no solo en la pagina de visitas.
6.5.3 Cambio de contexto operativo
Al hacer check-in, el sistema cambia automaticamente tu contexto operativo al contrato y subnodo de la visita. Los registros que crees se vincularan automaticamente.
6.6.1 Proceso de finalizacion
1
Navega al detalle de la visita En Sitio
Puedes acceder desde el banner verde o desde la agenda.
2
Haz clic en "Finalizar Visita"
Se abre el modal de firma digital.
3
Firma digital
Dibuja tu firma en el area de dibujo y confirma.
4
Procesamiento automatico
El sistema: obtiene GPS, guarda firma, genera PDF de cierre y cambia el estado a Completada.
❌ Importante
La firma digital es obligatoria para finalizar una visita. No es posible hacer check-out sin firmar.
6.6.3 Generacion automatica de PDF
Al completar la finalizacion, se genera automaticamente un informe PDF con todos los datos de la visita, registros vinculados, firma digital y coordenadas GPS. El PDF queda disponible en la seccion de cierre del detalle.
6.7 Cancelar una visita
Puedes cancelar visitas en estado Programada o En Sitio si tienes el permiso CANCELAR VISITAS. Haz clic en "Cancelar Visita", ingresa el motivo (minimo 10 caracteres) y confirma.
❌ Advertencia
La cancelacion es irreversible. Se registra quien cancelo, cuando y por que motivo.
6.8 Estados de una visita
| Estado | Badge | Descripcion |
|---|
| Programada | Programada | Pendiente de ejecucion |
| En Sitio | En Sitio | Check-in realizado, cronometro activo |
| Completada | Completada | Finalizada con firma digital y check-out |
| Cancelada | Cancelada | Cancelada por un usuario con permisos |
| Vencida | Vencida | Fecha paso sin check-in (automatico) |
Flujo de estados
Programada
→
En Sitio
→
Completada
Programada
→
Cancelada
Programada
→
Vencida
6.9 Banner de visita activa
Cuando tienes una visita En Sitio, aparece un banner verde en la parte superior de todas las paginas mostrando: indicador pulsante, nombre del contrato/subnodo, cronometro en tiempo real y boton "Ver detalle".
💡 Tip
El banner es visible en toda la aplicacion. Haz clic en "Ver detalle" para acceder rapidamente a tu visita activa desde cualquier pagina.
⚠ Disponibilidad
El Dashboard de Visitas esta disponible solo para usuarios con el permiso VER TODAS LAS VISITAS o para administradores.
6.10.1 Acceder al Dashboard
Desde la Agenda de Visitas, haz clic en el boton "Dashboard" (visible solo para administradores). El selector de periodo permite filtrar por rango temporal.
Figura 6.8 - Dashboard de visitas con KPIs ejecutivos y selector de periodo.
6.10.2 KPIs ejecutivos
| KPI | Descripcion | Meta |
|---|
| Total Visitas | Programadas y ejecutadas (excluye canceladas) | - |
| Cumplimiento | Completadas / (Completadas + Vencidas) x 100 | ≥ 90% |
| Reg. por Visita | Promedio de registros por visita completada | 2-3 |
| Tiempo Prom. | Tiempo promedio entre check-in y check-out | 15 min - 4 hrs |
6.10.3 Tendencia semanal y distribucion por estado
Figura 6.9 - Tendencia semanal (barras apiladas) y distribucion por estado (donut).
6.10.4 Ranking por contrato y productividad por usuario
Dos tablas comparativas: Top 8 contratos por volumen y productividad por usuario (visitas completadas, registros, tiempo total).
6.10.5 Indicadores operacionales
Figura 6.10 - Indicadores: visitas sin registros, puntualidad, cancelaciones y cobertura.
6.10.6 Composicion y metodos
Figura 6.11 - Registros por tipo, metodo de check-in y cobertura por subcontrato.
6.10.7 Drill-down interactivo
Todas las tarjetas y graficos son interactivas. Haz clic en cualquier elemento para abrir un modal drill-down con la lista detallada de visitas correspondientes.
⚠ Disponibilidad
La configuracion de reglas esta disponible solo para administradores del tenant.
Visitas diarias minimas
| Parametro | Descripcion | Default |
|---|
| Minimo por dia | Cantidad minima de visitas diarias | 2 |
| Subnodos diferentes | Exigir visitas a subnodos distintos | Si |
| Dias aplicables | Dias de la semana donde aplica | Lunes a Jueves |
Plazo de programacion
| Parametro | Descripcion | Default |
|---|
| Dia de la semana | Dia limite para programar | Viernes |
| Semanas de anticipacion | Cuantas semanas antes se debe programar | 1 semana |
ⓘ Nota
Los indicadores de advertencia (borde naranja para dias faltantes, borde violeta para deadlines) son visibles solo para usuarios operativos, no para administradores.
| Problema | Causa probable | Solucion |
|---|
| No veo el icono de Visitas | Modulo no habilitado | Contacta a tu administrador |
| No puedo crear visitas | Falta permiso CREAR VISITAS | Solicita el permiso |
| "Registrar Llegada" no aparece | Fecha no es hoy o no eres el asignado | Verifica fecha y usuario |
| Error de ubicacion GPS | Permisos de geolocalizacion denegados | Habilita permisos en el navegador |
| Visita aparece "Vencida" | Paso la fecha sin check-in | Programa una nueva visita |
| No puedo cancelar | Falta permiso CANCELAR VISITAS | Solicita el permiso |
| No puedo editar | Estado no es "Programada" o fecha pasada | Solo editables si estan programadas con fecha futura |
| No veo el Dashboard | Falta permiso VER TODAS LAS VISITAS | Solicita acceso al administrador |
| Check-in automatico no se activa | Geocercas no configuradas o GPS deshabilitado | Verifica configuracion con tu administrador |
| PDF de cierre no se genero | Error temporal de conexion | El cierre continua sin PDF. Contacta soporte |
Puedo tener mas de una visita activa (En Sitio) al mismo tiempo?
No. Solo puedes tener una visita en estado "En Sitio" a la vez. Debes finalizar o cancelar la visita activa antes de hacer check-in en otra.
Que pasa si creo un registro mientras tengo una visita activa?
El registro se vincula automaticamente a tu visita activa, siempre que el contexto operativo coincida con el de la visita.
Puedo programar visitas para otros usuarios?
Si, siempre que tengas el permiso ASIGNAR VISITAS A OTROS. De lo contrario, las visitas se crean auto-asignadas a tu nombre.
Que diferencia hay entre check-in "manual" y "geo"?
El manual lo realizas haciendo clic en "Registrar Llegada". El geo se activa automaticamente cuando el sistema detecta que llegaste a la geocerca del subnodo.
Puedo hacer check-in en una visita programada para manana?
No. El check-in solo esta disponible cuando la fecha programada es hoy.
Que pasa si pierdo la conexion durante una visita?
La visita permanece en estado "En Sitio" en el servidor. Cuando recuperes la conexion, podras finalizar normalmente.
Puedo descargar el PDF de cierre despues?
Si. El PDF queda almacenado permanentemente y puedes descargarlo desde la seccion de cierre en el detalle de la visita completada.
Los indicadores de advertencia del calendario son visibles para todos?
No. Los indicadores de dias faltantes y deadlines son visibles solo para usuarios operativos, no para administradores.