Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional
Manual de Usuario
Capitulo 2: Centro de Registros
Guia completa para crear, gestionar y consultar registros de seguridad: observaciones, capacitaciones, reuniones, entregas de EPP, analisis causales y checklists.

Fecha de publicacion: 8 de junio de 2026

Plataforma: https://aspr.iaegis.app

Version del sistema: 2.3.59

Tabla de Contenidos

Seccion 2.1
Vision General del Modulo

2.1.1 Que es el Centro de Registros

El Centro de Registros es el corazon operativo de IAegis. Desde aqui puedes crear, consultar y gestionar todos los registros de seguridad y salud ocupacional de tu organizacion. Cada evento relevante en terreno (una observacion de riesgo, una capacitacion, una entrega de equipamiento, una reunion de seguridad) se documenta como un registro dentro de este modulo.

Todos los registros comparten caracteristicas comunes:

2.1.2 Permisos necesarios

Para acceder y trabajar con registros, tu cuenta necesita los siguientes permisos asignados por el administrador:

Accion Permiso requerido
Ver el Centro de Registros CREAR NUEVOS REGISTROS, GESTIONAR PERSONAL EXTERNO o GESTIONAR DIRECTORIO DE USUARIOS
Crear registros nuevos CREAR NUEVOS REGISTROS
Editar registros propios EDITAR REGISTROS PROPIOS
Editar registros de cualquier usuario EDITAR TODOS LOS REGISTROS
Eliminar registros ELIMINAR REGISTROS DEL SISTEMA
Ver todos los registros del equipo VER TODOS LOS REGISTROS
Ver solo registros propios VER SOLO REGISTROS PROPIOS
📝 Nota

Si al intentar acceder al Centro de Registros ves el mensaje "Acceso Denegado - No tienes permisos para acceder a este modulo", contacta al administrador de tu organizacion para que te asigne los permisos necesarios.

2.1.3 Como acceder al Centro de Registros

1
Inicia sesion en IAegis
Inicia sesion con tus credenciales (ver Capitulo 1).
2
Localiza el icono de Registros
Desde el Dashboard principal, localiza la barra de navegacion inferior. Haz clic en el icono REGISTROS (icono de lista con puntos) ubicado en el extremo derecho.
3
Centro de Registros
Se abrira el Centro de Registros mostrando todos los modulos disponibles organizados como botones con iconos descriptivos.
Centro de Registros - pantalla principal

Figura 2.1 - Centro de Registros: pantalla principal con todos los modulos disponibles

La pantalla muestra los siguientes modulos como botones individuales:

Modulo Icono Descripcion
Reuniones y CPHS Grupo de personas Gestion de actas de seguridad y Comite Paritario
Observaciones e Inspecciones Documento Consultar todos los hallazgos reportados
Checklists Lista de verificacion Revisar formularios de verificacion completados
Capacitaciones Birrete academico Registros de charlas y formacion
Entregas de EPP Lista con clip Trazabilidad de entrega de equipamiento
Analisis Causales Herramienta Investigacion de accidentes e incidentes
Biblioteca Corporativa Libro Procedimientos y politicas oficiales
Personal Externo Persona con + Gestion de padrones de personal externo (solo con permisos especiales)
💡 Tip

Tambien puedes acceder a cada submodulo directamente desde la URL. Por ejemplo: tu-empresa.iaegis.app/records/observations te lleva directo a la lista de observaciones.

2.1.4 Tipos de registro disponibles

IAegis gestiona los siguientes tipos de registros de seguridad:

Tipo de Registro Codigo Prefijo de Folio Descripcion
Observacion Observacion OBS- Hallazgos de seguridad en terreno (actos inseguros, condiciones inseguras, oportunidades de mejora)
Inspeccion Inspeccion INS- Similar a observacion pero con enfoque de inspeccion formal
Capacitacion Capacitacion CAP- Registro de actividades de formacion con asistencia y firmas
Reunion de Seguridad Reunion de Seguridad REU- Minutas de reuniones de seguridad con puntos tratados
Acta CPHS Acta CPHS CPH- Actas del Comite Paritario de Higiene y Seguridad
Entrega de EPP Entrega de EPP EPP- Registro de entrega de equipos de proteccion personal
Arbol de Causas Arbol de Causas AC- Investigacion de incidentes y accidentes
Checklist Checklist CHK- Formularios de verificacion basados en plantillas
📝 Nota

El folio es un correlativo de 4 digitos con relleno de ceros (ej: OBS-0001, CAP-0002). El contador es propio de cada usuario en su dispositivo: dos usuarios distintos pueden tener un OBS-0001 cada uno. El folio sirve como referencia rapida y de busqueda, no como numeracion oficial unica a nivel de toda la organizacion.

Seccion 2.2
Observaciones e Inspecciones

2.2.1 Que es una observacion

Una observacion (tambien llamada "Mision de Hallazgo" en la interfaz) es el registro de un hallazgo de seguridad detectado durante el trabajo en terreno. Puede ser:

Cada observacion tiene un nivel de severidad (Baja, Media, Alta) y un plan de accion con medidas de control clasificadas segun la jerarquia de controles (Eliminacion, Sustitucion, Ingenieria, Administrativo, EPP).

2.2.2 Lista de observaciones

La lista de observaciones muestra todas las observaciones e inspecciones registradas en tu contexto operativo actual. Desde esta pantalla puedes buscar, filtrar y acceder a los detalles de cada registro.

Lista de Observaciones

Figura 2.2 - Boveda de Registros: lista de observaciones e inspecciones con filtros y busqueda

La pantalla incluye:

💡 Tip

Puedes desplazarte hacia abajo para ver mas registros. El sistema carga los registros de forma paginada (20 por pagina) y muestra un boton "Cargar mas" si hay registros adicionales.

2.2.3 Crear una nueva observacion

El formulario de creacion de observaciones tiene 3 pasos (stepper visual en la parte superior):

Paso 1:
Contexto
➞
Paso 2:
Analisis IA
➞
Paso 3:
Estrategia

Paso 1: Contexto Geografico

En este paso defines donde y cuando ocurrio el hallazgo.

Formulario de Observacion - Paso 1

Figura 2.3 - Formulario de observacion, Paso 1: Contexto geografico con geolocalizacion y seleccion de area

1
Accede al formulario
Desde la lista de observaciones, haz clic en el boton + Nueva Observacion (esquina superior derecha) o en el boton flotante + (esquina inferior derecha).
2
Fecha y Hora
El campo Fecha y Hora se completa automaticamente con la fecha y hora actual. Puedes modificarlo si el hallazgo ocurrio en otro momento.
3
Captura tu geolocalizacion
Haz clic en el icono de ubicacion (pin azul) junto al campo Geolocalizacion IA. El navegador te pedira permiso para acceder a tu ubicacion. Acepta para que el sistema capture tus coordenadas GPS automaticamente.
4
Selecciona el Area / Sector
El campo Area / Sector se intenta completar automaticamente si tu subnodo tiene geocercas configuradas. Si la deteccion automatica no funciona, selecciona el area manualmente del listado desplegable. Si tu area no aparece, elige "Otro (Ingresar Manualmente)" y escribe la ubicacion en el campo adicional que aparecera.
5
Avanza al siguiente paso
Haz clic en el boton azul "Desbloquear Analisis IA" para avanzar al paso 2.
📝 Nota

La ubicacion y el area son campos obligatorios. No podras avanzar al paso 2 sin completarlos. Si tu navegador bloquea la geolocalizacion, veras un mensaje de error. En ese caso, asegurate de otorgar permisos de ubicacion al sitio.

💡 Tip

El panel lateral derecho muestra un "Protocolo Tactico" con informacion contextual sobre por que es importante definir el lugar exacto: permite a la IA cruzar datos con los protocolos especificos de esa zona.

Paso 2: Analisis IA (Captura y Clasificacion)

En este paso capturas la evidencia fotografica y dejas que la IA analice el hallazgo.

1
Captura la evidencia
Tienes dos opciones:
  • Fijar Evidencia: Abre la camara del dispositivo para tomar una foto en el momento
  • Subir Activo: Sube una foto existente desde tu dispositivo
2
Analiza con IA
Una vez cargada la foto, aparecera un boton "Analizar con IA" sobre la imagen. Haz clic para que la Inteligencia Artificial analice la imagen y sugiera:
  • Titulo tecnico: Un titulo descriptivo del hallazgo
  • Clasificacion: Tipo de observacion (Acto Inseguro, Condicion Insegura, Oportunidad de Mejora)
  • Severidad: Nivel de criticidad (Baja, Media, Alta)
  • Relato tecnico: Descripcion detallada del evento
3
Revisa y ajusta
Revisa y ajusta los datos sugeridos por la IA. Puedes modificar cualquier campo manualmente si la sugerencia no es precisa.
4
Selecciona la Severidad
Selecciona la Severidad del hallazgo. Este campo es obligatorio y afecta el color visual del registro:
  • Baja (verde): Riesgo menor, no requiere accion inmediata
  • Media (amarillo): Riesgo moderado, requiere atencion
  • Alta (rojo): Riesgo critico, requiere accion inmediata
5
Avanza al paso 3
Haz clic en "Definir Estrategia" para avanzar al paso 3.
⚠️ Advertencia

La foto, el titulo, la descripcion y la severidad son campos obligatorios en este paso. El boton de avance estara deshabilitado hasta que completes todos los campos y selecciones una severidad diferente de "Pendiente de Analisis".

💡 Tip

El campo "Relato Tecnico del Evento" soporta entrada por voz. Haz clic en el icono del microfono para dictar la descripcion en lugar de escribirla.

Paso 3: Estrategia (Plan de Accion)

En el ultimo paso defines las medidas de control para mitigar el riesgo detectado.

1
Genera la estrategia IA
Haz clic en el boton "Generar Estrategia IA" para que la inteligencia artificial sugiera un plan de accion estructurado basado en la descripcion del hallazgo. El plan incluye:
  • Referencia legal: Normativa aplicable al hallazgo
  • Medidas de corto plazo: Acciones inmediatas (EPP, senalizacion)
  • Medidas de mediano plazo: Acciones de ingenieria y administrativas
  • Medidas de largo plazo: Eliminacion o sustitucion del riesgo
2
Edita cada medida
Cada medida sugerida aparece como una tarjeta que puedes editar:
  • Descripcion: Que accion se debe tomar
  • Responsable: Quien debe ejecutarla
  • Plazo (SLA): Fecha limite de cumplimiento
  • Estado: Pendiente o Ejecutada
3
Agrega medidas adicionales
Puedes agregar medidas adicionales manualmente usando el boton "+" en cada horizonte temporal.
4
Finaliza el registro
Para finalizar, tienes dos opciones:
  • Solo Guardar: Guarda el registro sin generar PDF
  • Consolidar Acta PDF: Guarda el registro y genera automaticamente un documento PDF oficial
💡 Tip

El panel superior del Paso 3 muestra un indicador de eficiencia que calcula un puntaje basado en la jerarquia de controles aplicada. Las medidas de Eliminacion suman mas puntos que las de EPP, incentivando controles mas efectivos.

2.2.4 Campos del formulario de observacion

Paso 1 - Contexto Geografico

Campo Tipo Requerido Descripcion
Fecha y Hora Fecha/hora Obligatorio Fecha y hora del hallazgo. Se autocompleta con la fecha actual
Geolocalizacion IA Texto (coordenadas) Obligatorio Coordenadas GPS. Se captura automaticamente al pulsar el icono de ubicacion
Area / Sector Selector Obligatorio Area donde ocurrio el hallazgo. Se puede autodetectar por geocerca o seleccionar manualmente
Especificacion de lugar Texto libre Condicional Solo aparece si seleccionas "Otro (Manual)". Describe el lugar manualmente

Paso 2 - Analisis IA

Campo Tipo Requerido Descripcion
Foto / Evidencia Imagen Obligatorio Foto del hallazgo. Se puede tomar con la camara o subir desde el dispositivo
Titulo Tecnico Texto Obligatorio Titulo descriptivo del hallazgo. La IA puede sugerirlo
Clasificacion Selector Obligatorio Tipo de observacion: Acto Inseguro, Condicion Insegura, Oportunidad de Mejora
Severidad Selector Obligatorio Nivel de criticidad: Baja, Media, Alta. No puede quedar en "Pendiente"
Relato Tecnico Area de texto (con voz) Obligatorio Descripcion detallada del evento. Soporta entrada por microfono

Paso 3 - Estrategia

Campo Tipo Requerido Descripcion
Referencia Legal Texto Opcional Normativa aplicable (generada por IA)
Medidas de Control Tarjetas editables Opcional Lista de medidas organizadas por horizonte temporal
Responsable (por medida) Texto Recomendado Nombre del responsable de ejecutar la medida
Plazo SLA (por medida) Fecha Recomendado Fecha limite para ejecutar la medida

2.2.5 Verificacion y cierre de observaciones

Una observacion con plan de accion pasa por un ciclo de estados controlado por el sistema:

EstadoSignificado
AbiertoRecien creada, todavia sin plan de accion
Plan de Accion AsignadoTiene medidas de control con responsable y plazo
En VerificacionLas medidas ya tienen evidencia y esperan el visto bueno del verificador
CerradoEl verificador firmo el cierre. El registro queda sellado

El cierre se realiza en dos etapas con responsables distintos:

Etapa 1 - El responsable ejecuta y carga evidencia de cada medida

Cada medida de control queda asignada a un responsable, que la ve en su bandeja "Mis Medidas". Para dar por ejecutada una medida, el responsable debe:

Al confirmar, la medida pasa a estado Completada.

Etapa 2 - El verificador (SSO / Prevencionista) certifica y cierra

Un usuario con permiso de verificacion revisa las medidas completadas y firma el cierre. Para ello debe:

  1. Revisar las medidas: solo puede dar por verificadas las medidas que ya estan Completadas (con evidencia). Las medidas en estado Pendiente no se pueden firmar.
  2. Ingresar un comentario de cierre tecnico (obligatorio)
  3. Firmar digitalmente como verificador (obligatorio)
⚠ Advertencia

Si alguna medida sigue en estado Pendiente, el sistema bloquea el cierre y muestra el aviso "Hay medidas en estado PENDING. El SSO solo puede firmar el cierre cuando todas las medidas esten COMPLETED." En ese caso, pidele al responsable que cargue la evidencia desde su bandeja antes de verificar.

📝 Nota tecnica (seguridad)

El estado de la observacion, la asignacion del plan de accion, la resolucion de medidas y el cierre no se editan directamente desde la aplicacion. Se procesan en el servidor mediante operaciones validadas (callables como completeMeasure, verifyObservation y rejectMeasureEvidence), que verifican tus permisos y estampan automaticamente quien y cuando ejecuto cada accion. Esto garantiza la integridad y trazabilidad del expediente.

💡 Tip

Si la evidencia cargada por un responsable no es adecuada, el verificador puede rechazarla, devolviendo la medida al responsable para que la corrija.

2.2.6 Bandeja "Mis Medidas"

La Bandeja "Mis Medidas" es el punto de entrada del responsable para cerrar las medidas que le fueron asignadas. En lugar de tener que abrir cada observacion o checklist uno por uno, aqui ves reunidas todas tus medidas pendientes y las completas desde un mismo lugar.

Como acceder: la bandeja vive en la ruta /my-measures. Llegas a ella desde el enlace "Mis Medidas" del menu, o directamente al hacer clic en una notificacion del tipo "Plan de Accion asignado" que recibes cuando un Jefe SSO te asigna una o mas medidas.

Que muestra la pantalla:

Cada tarjeta de medida muestra la fuente (Observacion o Checklist), la jerarquia de control, la severidad del registro de origen, el plazo, el area, y una etiqueta de urgencia (ej: "Vence hoy", "Vence en 5 dias", "⚠ Vencida hace 2 dias"). Tambien incluye un enlace "Ver reporte origen" para abrir el registro completo del que proviene la medida.

Como completar una medida

1
Abre el modal de cierre
Localiza la medida en la lista y haz clic en el boton verde "Completar".
2
Carga la evidencia fotografica
Se abre el modal "Cerrar mi medida". La evidencia es un campo obligatorio: puedes "Tomar foto" con la camara del dispositivo o "Subir archivo" desde tu galeria. Solo se aceptan imagenes (PNG, JPG, WEBP) de hasta 8 MB.
3
Agrega un comentario (opcional)
Escribe un comentario (hasta 500 caracteres) describiendo como ejecutaste la medida.
4
Confirma
Haz clic en "Marcar como completada". La medida pasa a estado Completada y queda lista para que el verificador la revise.
⚠ Advertencia

La foto de evidencia es obligatoria. El boton "Marcar como completada" permanece deshabilitado hasta que cargues una imagen.

📝 Nota

Cuando una medida se marca como completada, el sistema registra automaticamente tu nombre, la fecha y la hora. La medida todavia no cierra el reporte: el SSO / Prevencionista debe verificar la evidencia antes del cierre formal.

💡 Tip

Si tu rol no incluye el permiso CERRAR MEDIDAS ASIGNADAS, las medidas igual aparecen en tu bandeja como referencia, pero el boton mostrara "Sin permiso" y no podras completarlas. Pidele al administrador que agregue ese permiso a tu rol.

📝 Nota

El verificador puede rechazar la evidencia que cargaste si no es adecuada. En ese caso la medida vuelve a tu bandeja como pendiente para que la corrijas y la cargues nuevamente.

Seccion 2.3
Capacitaciones

2.3.1 Que es una capacitacion

Una capacitacion (llamada "Mision de Formacion" en la interfaz) es el registro digital de una actividad de formacion o charla de seguridad. Documenta el tema tratado, los participantes, las firmas de asistencia, la duracion, y opcionalmente una evaluacion rapida mediante quiz.

Las capacitaciones tienen un ciclo de vida con los siguientes estados:

Estado Descripcion
Borrador La capacitacion se esta configurando. Aun no ha comenzado
En Progreso La capacitacion esta en curso. El cronometro esta activo
Pendiente de Firmas La sesion termino pero faltan firmas de participantes
Completado Todas las firmas recopiladas y registro finalizado

2.3.2 Hub de capacitaciones

El Hub de Capacitaciones muestra todas las capacitaciones registradas en tu contexto operativo, organizadas como tarjetas con informacion resumida.

Hub de Capacitaciones

Figura 2.4 - Hub de Capacitaciones: lista de registros con busqueda y boton para crear nueva capacitacion

La pantalla incluye:

💡 Tip

Si no hay capacitaciones registradas, veras un estado vacio con el mensaje "No hay capacitaciones registradas" y un boton "Crear Primera Capacitacion" en el centro de la pantalla.

2.3.3 Crear una nueva capacitacion

El formulario de capacitacion tiene 3 pasos:

Paso 1:
Inteligencia
➞
Paso 2:
Dotacion
➞
Paso 3:
Protocolo

Paso 1: Inteligencia (Datos de la Jornada)

Formulario de Capacitacion - Paso 1

Figura 2.5 - Formulario de capacitacion, Paso 1: definicion del tema, objetivos y ubicacion

1
Accede al formulario
Haz clic en + Nueva Capacitacion desde el Hub de Capacitaciones.
2
Completa el Tema Central
Completa el campo Tema Central con el titulo de la capacitacion (ej: "Trabajos en Altura", "Uso correcto de EPP").
3
Selecciona la certificacion
Selecciona la Seguridad en su Mapa Critica eligiendo si la capacitacion tiene certificacion asociada (ej: "Sin certificacion", o la cantidad de anos de validez del certificado).
4
Captura la geolocalizacion
Captura la Geolocalizacion pulsando el icono de ubicacion para registrar donde se realiza la capacitacion.
5
Completa los Objetivos de Aprendizaje
Completa los Objetivos de Aprendizaje. Puedes escribirlos manualmente o usar el boton de IA (icono de chispa) para que el sistema sugiera objetivos basados en el tema central.
6
Avanza al paso 2
Haz clic en "Siguiente" para avanzar al paso 2.
💡 Tip

El panel lateral "Conflicto Pedagogico" muestra informacion contextual generada por la IA sobre brechas de competencias detectadas en el equipo, ayudandote a enfocar la capacitacion.

Paso 2: Dotacion (Participantes)

En este paso seleccionas a los asistentes de la capacitacion.

1
Busca participantes
Usa la barra de busqueda para encontrar participantes por nombre, RUT o empresa.
2
Filtra por fuente
Filtra por fuente usando las pestanas: Todo el Personal, Empresa Staff o Externos.
3
Selecciona participantes
Haz clic en el nombre de cada persona para agregarla como participante. Aparecera en la lista de la derecha.
4
Registro manual (opcional)
Si un participante no esta en el sistema, activa el Registro Manual (toggle) e ingresa los datos manualmente: Nombre, RUT y Cargo.
5
Avanza al paso 3
Una vez agregados todos los participantes, haz clic en "Siguiente" para avanzar al Paso 3.
⚠️ Advertencia

Debe haber al menos un participante registrado para poder avanzar al Paso 3.

Paso 3: Protocolo (Ejecucion y Firmas)

En el ultimo paso ejecutas la capacitacion y recopilas las firmas.

1
Inicia la sesion
Haz clic en "Iniciar Mision" para comenzar la capacitacion. Esto activa el cronometro que registra la duracion.
2
Durante la sesion
Durante la sesion, puedes:
  • Subir una foto grupal (la IA contara automaticamente las caras detectadas)
  • Generar un quiz rapido con preguntas basadas en el tema (generado por IA)
  • Agregar comentarios y resumen de la sesion
3
Cierra la sesion
Al terminar, haz clic en "Cerrar Sesion" para detener el cronometro. Opcionalmente puedes ingresar horas manualmente si no usaste el cronometro.
4
Recopila firmas de participantes
Recopila las firmas de cada participante: haz clic en el boton de firma junto a cada nombre y pide a la persona que firme en la pantalla tactil o con el mouse.
5
Firma como Facilitador
Firma como Facilitador para cerrar el registro.
6
Finaliza
Finaliza con "Solo Guardar" o "Consolidar Acta PDF".

2.3.4 Campos del formulario de capacitacion

Paso 1 - Inteligencia

Campo Tipo Requerido Descripcion
Tema Central Texto Obligatorio Titulo de la capacitacion
Certificacion Selector Opcional Validez del certificado en anos (si aplica)
Geolocalizacion Coordenadas GPS Obligatorio Ubicacion donde se realiza la capacitacion
Objetivos de Aprendizaje Area de texto Recomendado Objetivos de la sesion. Puede sugerirlos la IA

Paso 2 - Dotacion

Campo Tipo Requerido Descripcion
Participantes Lista de personas Obligatorio (min. 1) Personal que asiste a la capacitacion
Participante Manual Nombre + RUT + Cargo Condicional Solo si activas el modo de registro manual

Paso 3 - Protocolo

Campo Tipo Requerido Descripcion
Cronometro / Duracion Tiempo Automatico Se inicia al presionar "Iniciar Mision". Puede ingresarse manualmente
Foto Grupal Imagen Opcional Foto del grupo. La IA detecta caras automaticamente
Quiz Rapido Preguntas generadas Opcional Evaluacion rapida generada por IA
Comentarios / Resumen Area de texto Opcional Resumen de la sesion. Puede sugerirlo la IA
Firmas de Participantes Firma digital Recomendado Firma de cada participante en pantalla
Firma del Facilitador Firma digital Recomendado Firma de quien imparte la capacitacion
Seccion 2.4
Reuniones y Actas CPHS

2.4.1 Que es una reunion de seguridad

IAegis gestiona dos tipos de reuniones:

Ambos tipos comparten el mismo formulario pero con diferencias en los roles requeridos y la formalidad del documento generado.

2.4.2 Hub de reuniones

El Hub de Reuniones (llamado "Bitacora de Reuniones" en la interfaz) muestra todas las reuniones y actas registradas.

Hub de Reuniones

Figura 2.6 - Bitacora de Reuniones: lista de reuniones con filtro por tipo (Reuniones/Actas CPHS)

La pantalla incluye:

💡 Tip

Desde el Hub de Reuniones tambien puedes acceder al Seguimiento de Acuerdos CPHS si tu organizacion usa actas CPHS con acuerdos formales.

2.4.3 Crear una nueva reunion

El formulario de reunion tiene 3 pasos:

Paso 1:
Participantes
➞
Paso 2:
Desarrollo
➞
Paso 3:
Consolidacion

Paso 1: Participantes

Formulario de Reunion - Paso 1

Figura 2.7 - Formulario de reunion de seguridad, Paso 1: seleccion de participantes y asignacion de roles

1
Selecciona el tipo de reunion
Haz clic en + Nueva Acta / Reunion desde el Hub. Selecciona el tipo: Reunion de Seguridad o Acta CPHS.
2
Designa las autoridades
  • Para Reunion de Seguridad: Asigna un Responsable haciendo clic en el nombre de la persona y seleccionando el rol "Responsable"
  • Para Acta CPHS: Asigna Presidente y Secretario obligatoriamente
3
Agrega participantes
Agrega participantes adicionales buscandolos por nombre, RUT o empresa. Haz clic en cada persona para agregarla a la lista.
4
Registro manual (opcional)
Si necesitas agregar a alguien que no esta en el sistema, activa el Registro Manual y completa los datos.
5
Avanza
Haz clic en "Siguiente" para avanzar.
⚠️ Advertencia

Para reuniones de seguridad es obligatorio designar un Responsable. Para actas CPHS son obligatorios tanto el Presidente como el Secretario. El sistema no te permitira avanzar sin estas designaciones.

Paso 2: Desarrollo (Contenido de la Reunion)

En este paso registras el contenido de la reunion.

1
Datos generales
Completa los datos generales: Numero de reunion, Direccion, Hora de inicio y Hora de termino. La duracion se calcula automaticamente.
2
Puntos de Tabla
Agrega Puntos de Tabla: Para cada punto tratado, ingresa:
  • Tema: Asunto discutido
  • Acuerdo: Resolucion tomada
  • Responsable del acuerdo: Quien debe ejecutarlo
  • Fecha de compromiso: Fecha limite
3
Secciones adicionales (CPHS)
Completa las secciones adicionales si es una acta CPHS:
  • Observaciones del acta anterior
  • Avance del programa de trabajo
  • Acuerdos tomados (texto libre)
  • Medidas pendientes
  • Observaciones varias

Paso 3: Consolidacion (Firmas y Cierre)

1
Recopila firmas de las autoridades
  • Reunion de Seguridad: Firma del Responsable
  • Acta CPHS: Firma del Presidente y firma del Secretario
2
Firmas de participantes (opcional)
Opcionalmente, recopila las firmas de los demas participantes.
3
Finaliza
Haz clic en "Solo Guardar" o "Consolidar Acta PDF" para finalizar.
⚠️ Advertencia

Para actas CPHS, las firmas del Presidente y del Secretario son obligatorias para finalizar el registro. El sistema mostrara un error si intentas consolidar sin estas firmas.

2.4.4 Campos del formulario de reunion

Paso 1 - Participantes

Campo Tipo Requerido Descripcion
Tipo de reunion Selector Obligatorio Reunion de Seguridad o Acta CPHS
Responsable / Presidente Persona del sistema Obligatorio Autoridad principal de la reunion
Secretario (solo CPHS) Persona del sistema Obligatorio (CPHS) Secretario del comite paritario
Participantes Lista de personas Recomendado Asistentes regulares de la reunion

Paso 2 - Desarrollo

Campo Tipo Requerido Descripcion
Numero de reunion Texto Opcional Numero correlativo de la reunion
Direccion Texto Opcional Lugar fisico de la reunion
Hora de inicio Hora Recomendado Hora en que comenzo la reunion
Hora de termino Hora Recomendado Hora en que finalizo. La duracion se calcula automaticamente
Puntos de tabla Lista estructurada Recomendado Temas tratados con acuerdo, responsable y fecha compromiso
Observaciones acta anterior (CPHS) Area de texto Opcional Comentarios sobre el acta de la reunion anterior
Avance programa de trabajo (CPHS) Area de texto Opcional Estado del programa de trabajo del CPHS

Paso 3 - Consolidacion

Campo Tipo Requerido Descripcion
Firma Responsable/Presidente Firma digital Obligatorio Firma de la autoridad principal
Firma del Secretario (CPHS) Firma digital Obligatorio (CPHS) Firma del secretario del comite
Firmas de participantes Firma digital Opcional Firmas de los asistentes

2.4.5 Seguimiento de acuerdos CPHS

El modulo de Seguimiento de Acuerdos CPHS permite monitorear el cumplimiento de los acuerdos tomados en las reuniones y actas CPHS.

📝 Nota

Esta seccion es una introduccion. El Seguimiento de Acuerdos CPHS se documenta en detalle en el Capitulo 10: Acuerdos CPHS y Seguimiento de Acuerdos, que cubre el ciclo de vida de un acuerdo, la transicion automatica a "Sin Gestion", las vistas Lista y Consolidado, el widget del dashboard y los reportes en PDF y Excel.

Seguimiento de Acuerdos CPHS

Figura 2.8 - Seguimiento de Acuerdos CPHS: panel de control con KPIs, filtros y lista de acuerdos

La pantalla muestra:

Los estados de un acuerdo son:

Estado Badge Significado
Sin Gestion (SG) SG El acuerdo no ha sido atendido aun
En Desarrollo (ED) ED Se esta trabajando en el acuerdo
Terminado (T) T El acuerdo fue completado exitosamente

Para actualizar el estado de un acuerdo, haz clic en el boton "Actualizar Estado" junto al acuerdo y selecciona el nuevo estado en el modal que aparece.

📝 Nota

Se requiere el permiso GESTIONAR SEGUIMIENTO DE ACUERDOS CPHS para poder modificar los estados de los acuerdos. Los usuarios sin este permiso pueden ver el panel pero no editar.

Seccion 2.5
Entregas de EPP

2.5.1 Que es una entrega de EPP

Una Entrega de EPP (Equipos de Proteccion Personal) es el registro digital de la entrega de elementos de seguridad a los trabajadores (cascos, guantes, lentes, zapatos de seguridad, etc.). Este registro es fundamental para la trazabilidad legal de las entregas y cumple con la normativa vigente que exige documentar la entrega de equipamiento de proteccion.

2.5.2 Hub de EPP

El Hub de EPP (llamado "Logistica de EPP" en la interfaz) muestra un resumen con metricas y la lista de entregas registradas.

Hub de EPP

Figura 2.9 - Logistica de EPP: dashboard con metricas de entregas y barra de busqueda

La pantalla incluye:

2.5.3 Crear una nueva entrega de EPP

El formulario de entrega de EPP tiene 3 pasos:

Paso 1:
Personal
➞
Paso 2:
Logistica
➞
Paso 3:
Validacion

Paso 1: Personal (Destinatarios)

Formulario de EPP - Paso 1

Figura 2.10 - Formulario de entrega EPP, Paso 1: seleccion de trabajadores destinatarios

1
Accede al formulario
Haz clic en "Registrar Entrega" desde el Hub de EPP.
2
Busca trabajadores
Busca a los trabajadores que recibiran el equipamiento usando la barra de busqueda (por nombre, RUT o empresa).
3
Filtra por fuente
Filtra por fuente: Todo el Personal, Empresa Staff o Externos.
4
Selecciona destinatarios
Haz clic en el nombre de cada trabajador para agregarlo a la bandeja de destinatarios. Puedes seleccionar multiples trabajadores para una entrega masiva.
5
Registro manual (opcional)
Si el trabajador no esta en el sistema, usa el Registro Manual para ingresar Nombre, RUT y Cargo.
6
Avanza
Haz clic en "Siguiente" para avanzar.
⚠️ Advertencia

Debe haber al menos un destinatario seleccionado para poder avanzar. El RUT de los trabajadores manuales se valida automaticamente.

Paso 2: Logistica (Kit de EPP)

En este paso defines que equipamiento se esta entregando.

1
Selecciona un item de EPP
Selecciona un item del catalogo maestro de EPP en el desplegable, o activa el modo manual para escribir un item personalizado.
2
Ingresa la cantidad
Ingresa la cantidad a entregar.
3
Selecciona el tipo de entrega
Selecciona el tipo de entrega: Inicial, Reposicion o Devolucion.
4
Agrega el item al kit
Haz clic en "Agregar" para anadir el item al kit. Repite para cada item de EPP que se entrega.
5
Revisa y avanza
Revisa la lista de items en el kit y haz clic en "Siguiente" para avanzar.
💡 Tip

Si necesitas agregar un item de EPP que no esta en el catalogo, puedes crear uno nuevo directamente desde el formulario si tienes el permiso AGREGAR ITEMS AL CATALOGO EPP.

Paso 3: Validacion (Firmas)

1
Firma de cada trabajador
Para cada trabajador destinatario, haz clic en el boton "Firmar" junto a su nombre.
2
Pad de firma digital
Se abrira el pad de firma digital. El trabajador debe firmar en la pantalla (con el dedo en movil o mouse en escritorio).
3
Confirma la firma
Una vez firmado, el estado del trabajador cambiara a "Firmado".
4
Consolida la entrega
Haz clic en "Consolidar Entrega" para guardar el registro.
⚠️ Advertencia

Se requiere al menos una firma para consolidar la entrega. Los trabajadores que no firmen no seran incluidos en el registro final.

2.5.4 Campos del formulario de EPP

Campo Tipo Requerido Descripcion
Destinatarios Lista de trabajadores Obligatorio (min. 1) Personas que reciben el EPP
Items de EPP Lista estructurada Obligatorio (min. 1) Equipamiento a entregar
Descripcion del item Texto / Catalogo Obligatorio Nombre del EPP (del catalogo o manual)
Cantidad Numero Obligatorio Cantidad de unidades entregadas (min. 1)
Tipo de entrega Selector Obligatorio Inicial, Reposicion o Devolucion
Firma del trabajador Firma digital Obligatorio (min. 1) Firma de recepcion del EPP
Seccion 2.6
Analisis Causales

2.6.1 Que es un analisis causal

Un Analisis Causal (o Arbol de Causas) es la investigacion formal de un incidente o accidente laboral. Utiliza la metodologia del arbol de causas para identificar las causas raiz del evento, partiendo del evento final y preguntando "por que" de forma recursiva hasta llegar a las causas fundamentales.

El analisis se clasifica segun la gravedad del evento:

Clasificacion Descripcion
Incidente Evento que pudo haber causado dano pero no lo hizo
Accidente Evento que causo dano o lesion
Accidente Grave Accidente con lesiones graves o incapacitantes
Accidente Fatal Accidente que resulto en fallecimiento

2.6.2 Hub de analisis causales

Hub de Analisis Causales

Figura 2.11 - Hub de Analisis Causales: lista de investigaciones con boton para crear nuevo analisis

La pantalla muestra la lista de investigaciones registradas con busqueda por titulo, folio o investigador, y el boton + Nuevo Analisis para crear una nueva investigacion.

2.6.3 Crear un nuevo analisis causal

El formulario de analisis causal tiene 4 pasos:

Paso 1:
Clasificacion
➞
Paso 2:
Relato
➞
Paso 3:
Arbol de Causas
➞
Paso 4:
Conclusiones

Paso 1: Clasificacion Operativa

Formulario de Arbol Causal - Paso 1

Figura 2.12 - Formulario de analisis causal, Paso 1: clasificacion del incidente y geolocalizacion

1
Accede al formulario
Haz clic en + Nuevo Analisis desde el Hub.
2
Selecciona la Clasificacion
Selecciona la Clasificacion del evento: Incidente, Accidente, Accidente Grave o Accidente Fatal.
3
Titulo de la Investigacion
Ingresa el Titulo de la Investigacion (ej: "Caida de objeto en area de almacenaje").
4
Captura la geolocalizacion
Captura la Geolocalizacion pulsando el icono de ubicacion.
5
Avanza
Haz clic en "Definir Acontecimientos" para avanzar al Paso 2.

Paso 2: Relato de Hechos

En este paso describes lo que sucedio.

1
Contexto de Operacion Normal
Completa el Contexto de Operacion Normal: Describe como funcionan las cosas normalmente en esa area.
2
Narrativa del Incidente
Redacta la Narrativa del Incidente: Describe paso a paso la secuencia de eventos que llevo al incidente. Puedes usar el microfono para dictar.
3
Avanza
Haz clic en "Arquitectura de Arbol" para avanzar.

Paso 3: Arbol de Causas (Motor IA)

Este es el paso central de la investigacion.

1
Define el Foco del Incidente
En el campo "Foco del Incidente" (nodo raiz), escribe el evento final que ocurrio.
2
Agrega causas
Haz clic en el boton "+" para agregar causas. Pregunta: "Por que ocurrio esto?" y escribe la respuesta como un nuevo nodo hijo.
3
Expande el arbol
Para cada causa, puedes:
  • Agregar sub-causas (causas de la causa) usando el boton "+"
  • Pedir sugerencias de IA usando el boton de chispa. La IA analizara el texto y sugerira factores causales que puedes aceptar con un clic
  • Eliminar nodos incorrectos con el icono de papelera
4
Profundiza hasta las causas raiz
Repite el proceso hasta llegar a las causas raiz (tipicamente 3 a 5 niveles de profundidad).
5
Avanza a las conclusiones
Haz clic en "Validar Conclusiones" para avanzar al paso final.
💡 Tip

La IA es especialmente util en este paso. Escribe una causa general y pulsa el icono de chispa para que sugiera factores especificos que podrias no haber considerado.

Paso 4: Conclusiones

1
Redacta las conclusiones
Redacta las Conclusiones del Investigador con los hallazgos principales y las recomendaciones.
2
Genera el analisis IA
Usa el boton "Generar Analisis" para que la IA procese todo el arbol de causas y genere un resumen tecnico automatico (Tactical Summary IA).
3
Finaliza
Finaliza con "Solo Guardar" o "Consolidar Acta PDF".

2.6.4 Campos del formulario de analisis causal

Paso 1 - Clasificacion

Campo Tipo Requerido Descripcion
Clasificacion Selector Obligatorio Incidente, Accidente, Accidente Grave o Accidente Fatal
Titulo Texto Obligatorio Titulo descriptivo de la investigacion
Geolocalizacion Coordenadas GPS Recomendado Ubicacion donde ocurrio el evento
Numero de incidente Texto Opcional Numero interno de registro
Tipo de accidente Texto Opcional Tipo especifico del accidente
Parte del cuerpo afectada Texto Opcional Parte del cuerpo lesionada (si aplica)
Severidad potencial Selector Opcional Moderado, Grave, etc.

Paso 2 - Relato

Campo Tipo Requerido Descripcion
Contexto de operacion normal Area de texto (con voz) Recomendado Descripcion del proceso habitual
Narrativa del incidente Area de texto (con voz) Obligatorio Secuencia detallada de los eventos

Paso 3 - Arbol

Campo Tipo Requerido Descripcion
Nodo raiz (Foco) Texto Obligatorio El evento final / hecho principal
Nodos causales Arbol recursivo Recomendado Causas y sub-causas del evento

Paso 4 - Conclusiones

Campo Tipo Requerido Descripcion
Conclusiones del investigador Area de texto (con voz) Recomendado Hallazgos y recomendaciones del investigador
Tactical Summary IA Texto generado Automatico Resumen tecnico generado por IA
Seccion 2.7
Checklists

2.7.1 Que es un checklist

Un checklist (o lista de verificacion) es un formulario estandarizado que permite evaluar el cumplimiento de una serie de puntos de control predefinidos. Los checklists se basan en plantillas creadas por los administradores, y cada ejecucion genera un registro individual con los resultados.

Los items de un checklist pueden tener tres estados:

Estado Significado
OK (verde) El punto de control se cumple correctamente
No OK (rojo) Se detecto una desviacion o hallazgo. Requiere comentario obligatorio
N/A (gris) No aplica para esta inspeccion

2.7.2 Selector de plantillas

Al acceder al modulo de Checklists, veras la pantalla de seleccion de plantillas.

Selector de Checklists

Figura 2.13 - Selector de plantillas: elige una plantilla para iniciar un nuevo checklist

La pantalla muestra tarjetas para cada plantilla disponible, indicando:

1
Revisa las plantillas disponibles
Explora las tarjetas con las plantillas de checklists disponibles para tu organizacion.
2
Inicia el checklist
Haz clic en "Iniciar" en la plantilla que deseas completar.

2.7.3 Completar un checklist

Una vez seleccionada la plantilla, se abre el formulario de ejecucion del checklist.

1
Geolocalizacion
Pulsa el boton de ubicacion para registrar donde se realiza la inspeccion. Este campo es obligatorio.
2
Evalua cada punto de control
Para cada punto de control de la plantilla, selecciona el estado:
  • Haz clic en OK si el punto cumple
  • Haz clic en No OK si hay una desviacion
  • Haz clic en N/A si no aplica
3
Documenta los hallazgos
Si marcas un item como "No OK", se desplegara un campo adicional obligatorio:
  • Descripcion del Hallazgo: Describe la desviacion encontrada (soporta entrada por voz)
  • Foto de evidencia (opcional): Puedes tomar una foto o subir una imagen como evidencia
4
Finaliza
Una vez completados todos los items, haz clic en "Finalizar" o "Finalizar y Generar PDF".
⚠️ Advertencia

Todos los items deben tener un estado asignado (OK, No OK o N/A) antes de poder finalizar. No pueden quedar items en estado "Pendiente". Ademas, todos los items marcados como "No OK" deben tener un comentario descriptivo.

2.7.4 Historial de checklists completados

Checklists Completados

Figura 2.14 - Historial de Checklists: lista de checklists completados con barra de progreso visual

La pantalla de historial muestra todos los checklists ejecutados previamente. Cada tarjeta incluye:

2.7.5 Cierre y verificacion de checklists

Cuando un checklist se ejecuta en terreno puede arrojar hallazgos "No OK" que requieren acciones correctivas. Para gestionarlos, IAegis maneja un cierre formal en dos etapas controlado por el servidor, con responsables distintos en cada una. Un checklist atraviesa las siguientes fases:

FaseSignificado
Abierto (OPEN)El checklist se ejecuto pero todavia no se cierra el turno
En Seguimiento (IN_FOLLOWUP)Se cerro el turno con un plan de accion: hay medidas pendientes de ejecutar y verificar
Cerrado (CLOSED)Se cerro el turno sin plan de accion (no hubo hallazgos que requirieran medidas)
Resuelto (RESOLVED)El verificador firmo el cierre del plan de accion. El checklist queda sellado

Etapa 1 - Cierre de turno (con o sin plan de accion)

El responsable del checklist (con permiso CERRAR TURNO DE CHECKLIST) cierra el turno desde la ruta /records/checklists/:id/close.

1
Completa los datos de cierre
Completa los Datos de cierre que defina la plantilla (campos de fin de turno, ej: horometro, kilometraje, porcentaje de avance). Los campos obligatorios estan marcados con asterisco.
2
Escribe los comentarios de cierre
Registra las novedades del turno, condiciones particulares o anomalias observadas.
3
Arma el plan de accion (si hubo "No OK")
Agrega medidas de control organizadas por horizonte (Corto, Mediano y Largo plazo). Para cada medida define:
  • Descripcion de la accion correctiva (obligatoria)
  • Responsable: una persona del sistema o un responsable externo (texto libre)
  • Plazo (fecha limite): no puede ser anterior a hoy
💡 Tip

Si el modulo de IA esta habilitado, puedes pulsar "Generar con IA" para que el sistema proponga un plan de accion completo (con referencia legal) a partir de los hallazgos "No OK" del checklist. Luego puedes ajustar cada medida manualmente.

4
Cierra el turno
Pulsa el boton de cierre:
  • Si no agregaste medidas, dira "Cerrar turno" y el checklist pasara a Cerrado (CLOSED).
  • Si agregaste medidas, dira "Cerrar y abrir seguimiento" y el checklist pasara a En Seguimiento (IN_FOLLOWUP).

Al cerrar con plan, el sistema notifica automaticamente a los responsables de cada medida, que la veran en su bandeja "Mis Medidas" (ver seccion 2.2.6).

Etapa 2 - Verificacion del cierre

Una vez que los responsables ejecutaron sus medidas y cargaron evidencia (desde "Mis Medidas"), un usuario con permiso VERIFICAR CIERRE DE CHECKLIST certifica y resuelve el checklist desde la ruta /records/checklists/:id/verify.

1
Revisa las medidas del plan
Para cada medida veras su estado, el responsable, el plazo y, si fue completada, quien la completo y su comentario de evidencia.
2
Marca las medidas como verificadas
Solo puedes tildar las medidas que estan Completadas (con evidencia cargada por el responsable); las medidas en estado Pendiente quedan bloqueadas.
3
Redacta el cierre tecnico y firma
Cuando todas las medidas estan verificadas, se habilita el cierre tecnico:
  • Escribe un Comentario de cierre tecnico (obligatorio): efectividad de las medidas, observaciones y proximos pasos.
  • Firma digitalmente el cierre (obligatorio).
4
Resuelve
Haz clic en "Firmar y resolver". El checklist pasa a Resuelto (RESOLVED) y queda sellado.
⚠ Advertencia

Si alguna medida sigue en estado Pendiente, el sistema bloquea la verificacion y muestra el aviso "Hay medidas en estado PENDING. El verificador solo puede firmar cuando todas las medidas esten COMPLETED (con evidencia subida por el responsable)." En ese caso, pidele al responsable que cierre las medidas pendientes desde su bandeja antes de continuar.

📝 Nota tecnica (seguridad)

El cierre del turno, la transicion de fases y la resolucion del plan no se editan directamente desde la aplicacion. Se procesan en el servidor mediante operaciones validadas (callables closeChecklist y verifyChecklist), que verifican tus permisos y estampan automaticamente quien y cuando ejecuto cada accion. El verificador no puede reescribir las descripciones de las medidas; solo certifica su cumplimiento.

Seccion 2.8
Conceptos Transversales

Los siguientes conceptos aplican a todos los tipos de registros de IAegis.

2.8.1 Geolocalizacion automatica

Todos los formularios de registros incluyen un campo de geolocalizacion que permite capturar automaticamente las coordenadas GPS del dispositivo.

Como funciona:

  1. Haz clic en el icono de pin de ubicacion junto al campo de geolocalizacion
  2. Tu navegador te pedira permiso para acceder a la ubicacion del dispositivo. Haz clic en "Permitir"
  3. El sistema capturara las coordenadas (latitud y longitud) y las mostrara en el campo
  4. Se mostrara un mini mapa con tu posicion marcada

Deteccion automatica de area

En el formulario de observaciones, si tu subnodo tiene geocercas configuradas, el sistema intentara detectar automaticamente en que area te encuentras basandose en tus coordenadas GPS. Cuando detecta un area, veras el campo de sector resaltado en violeta con la leyenda "Deteccion Automatica".

💡 Tip

Si tu navegador bloquea la geolocalizacion, revisa los permisos del sitio en la configuracion de tu navegador. En Chrome: haz clic en el icono de candado junto a la URL > Permisos del sitio > Ubicacion > Permitir.

2.8.2 Inteligencia Artificial integrada

IAegis integra Google Gemini como motor de Inteligencia Artificial en multiples puntos del modulo de registros:

Funcion IA Donde se usa Que hace
Vision IA Observaciones (Paso 2) Analiza fotos de hallazgos y sugiere titulo, clasificacion, severidad y descripcion
Plan de Accion IA Observaciones (Paso 3) Genera medidas de control estructuradas con referencia legal
Objetivos de Aprendizaje Capacitaciones (Paso 1) Sugiere objetivos de aprendizaje basados en el tema de la capacitacion
Resumen de Sesion Capacitaciones (Paso 3) Genera un resumen de la capacitacion basado en el tema y la asistencia
Quiz Rapido Capacitaciones (Paso 3) Genera preguntas de evaluacion basadas en el tema tratado
Analisis Foto Grupal Capacitaciones (Paso 3) Cuenta automaticamente las caras detectadas en una foto grupal
Factores Causales Analisis Causal (Paso 3) Sugiere causas posibles para cada nodo del arbol de causas
Conclusiones IA Analisis Causal (Paso 4) Genera un resumen tecnico de todo el analisis causal
Brechas de Competencia Capacitaciones (Paso 1) Analiza brechas de competencias del equipo relacionadas con el tema
📝 Nota

Las funciones de IA requieren que el modulo de IA este habilitado en tu organizacion y que tengas el permiso UTILIZAR FUNCIONES DE IA Y ASISTENTE. Si los botones de IA no aparecen, verifica con tu administrador.

2.8.3 Firma digital

Varios tipos de registros requieren o permiten firmas digitales (capacitaciones, reuniones, entregas de EPP, verificaciones). La firma funciona asi:

  1. Haz clic en el boton de firma (icono de lapiz) junto al nombre de la persona
  2. Se abrira un pad de firma en pantalla completa
  3. La persona firma con el dedo (en movil/tablet) o con el mouse (en escritorio)
  4. El pad muestra una declaracion legal que la persona acepta al firmar
  5. Haz clic en "Confirmar" para guardar la firma o "Limpiar" para reiniciar
💡 Tip

Para mejores resultados en dispositivos de escritorio, usa un mouse o trackpad. En dispositivos moviles y tablets, la experiencia de firma tactil es mas natural y rapida.

2.8.4 Generacion de PDF

Al finalizar cualquier registro, tienes la opcion de generar un documento PDF oficial. Este PDF incluye:

Los PDFs se pueden descargar, compartir o imprimir. Se almacenan automaticamente en el sistema para consulta posterior.

📝 Nota

La configuracion visual del PDF (logo, colores, formato) se gestiona desde el modulo de Administracion por los administradores del sistema.

2.8.5 Contexto operativo

Todos los registros se asocian al contexto operativo activo en el momento de su creacion. El contexto operativo esta compuesto por:

  1. Empresa: La empresa seleccionada en la barra superior
  2. Contrato: El contrato activo
  3. Subnodo: La unidad operativa especifica

Puedes ver tu contexto operativo actual en la barra superior de la aplicacion (los selectores con fondo de colores).

⚠️ Advertencia

Asegurate de tener el contexto operativo correcto antes de crear un registro. Una vez creado, el registro queda asociado permanentemente al contexto en el que fue creado.

Seccion 2.9
Solucion de Problemas

Si experimentas problemas al trabajar con el modulo de registros, revisa las siguientes soluciones antes de contactar al soporte tecnico.

Problema: No puedo acceder al Centro de Registros

Posible causaSolucion
Sin permisos Contacta a tu administrador para que te asigne el permiso CREAR NUEVOS REGISTROS
Sin empresa seleccionada Selecciona una empresa en la barra superior del sistema
Cuenta desactivada Contacta al administrador para verificar el estado de tu cuenta

Problema: El boton de geolocalizacion no funciona

Posible causaSolucion
Permisos de ubicacion denegados Ve a configuracion del navegador > Permisos del sitio > Ubicacion > Permitir
Navegador sin soporte GPS Usa Google Chrome o Firefox en su version mas reciente
Dispositivo sin GPS En escritorio, el GPS se basa en la red WiFi y puede ser menos preciso. Ingresa las coordenadas manualmente si es necesario
HTTPS requerido La geolocalizacion solo funciona en conexiones seguras (HTTPS). Verifica que tu URL use https://

Problema: La IA no genera sugerencias

Posible causaSolucion
Modulo de IA no habilitado Verifica con tu administrador que el modulo de IA este activo para tu organizacion
Sin permiso de IA Necesitas el permiso UTILIZAR FUNCIONES DE IA Y ASISTENTE
Creditos de IA agotados Tu organizacion puede haber alcanzado el limite de creditos de IA del plan de suscripcion
Error de conexion Verifica tu conexion a internet e intenta nuevamente. Los errores temporales se resuelven solos

Problema: No puedo guardar un registro

Posible causaSolucion
Campos obligatorios vacios Revisa que todos los campos marcados como obligatorios esten completados
Contexto operativo incompleto Asegurate de tener empresa, contrato y subnodo seleccionados en la barra superior
Error de validacion Lee el mensaje de error que aparece en el modal rojo. Indica exactamente que campo falta o es invalido
Sin conexion a internet Verifica tu conexion. IAegis requiere conexion activa para guardar registros

Problema: No veo los registros de otros usuarios

Posible causaSolucion
Permiso restrictivo Si solo tienes el permiso VER SOLO REGISTROS PROPIOS, solo veras tus registros. Contacta al administrador para solicitar VER TODOS LOS REGISTROS
Contexto diferente Verifica que tienes seleccionado el mismo contrato/subnodo donde se crearon los registros

Problema: La firma no se guarda correctamente

Posible causaSolucion
Firma muy rapida Firma de forma pausada asegurandote de que el trazo se registre completamente
Pantalla muy pequena En dispositivos con pantalla muy pequena, intenta girar a orientacion horizontal (landscape)
No se confirmo Asegurate de presionar el boton "Confirmar" despues de firmar. Si cierras el modal sin confirmar, la firma no se guarda
💡 Tip general

Si ninguna de las soluciones anteriores funciona, intenta acceder desde un navegador diferente o en modo incognito. Esto descarta problemas de cache, cookies o extensiones del navegador.

Seccion 2.10
Preguntas Frecuentes
Puedo editar un registro despues de guardarlo?
Si, si tienes el permiso EDITAR REGISTROS PROPIOS puedes editar tus propios registros. Con el permiso EDITAR TODOS LOS REGISTROS puedes editar registros de cualquier usuario. Sin embargo, una vez generado el PDF, el documento queda como constancia del estado al momento de la generacion.
Que pasa si cierro el navegador mientras estoy completando un formulario?
Los formularios de Observaciones y Capacitaciones tienen auto-guardado en el almacenamiento local del navegador. Cuando vuelvas a abrir el formulario, se te ofrecera recuperar los datos de la sesion anterior. Esto no funciona si limpias los datos del navegador.
Puedo crear un registro sin conexion a internet?
No. IAegis requiere conexion a internet activa para guardar registros en Firestore. Sin embargo, puedes comenzar a llenar un formulario y los datos se mantendran en el auto-guardado local mientras recuperas la conexion.
Que es un folio y como se genera?
El folio es un identificador que el sistema asigna automaticamente a cada registro. Sigue el formato TIPO-NUMERO con el numero en 4 digitos (ej: OBS-0001, CAP-0002). Los folios son secuenciales por usuario y por dispositivo: el contador se lleva localmente, asi que el folio es unico dentro de tus propios registros, pero dos usuarios pueden coincidir en el mismo numero. No se pueden modificar y sirven para referencia rapida y busqueda. Los prefijos por tipo son: OBS (observacion), INS (inspeccion), CAP (capacitacion), REU (reunion), CPH (acta CPHS), EPP (entrega de EPP), AC (arbol de causas), CHK (checklist).
Puedo generar el PDF en cualquier momento?
Si. Al momento de guardar un registro tienes la opcion de generar el PDF inmediatamente. Tambien puedes generar o regenerar el PDF posteriormente desde la tarjeta del registro en la lista, haciendo clic en el boton de descarga o generacion de PDF.
Como funciona la deteccion automatica de area por geocerca?
Si tu administrador ha configurado geocercas (zonas circulares con coordenadas y radio) en los subnodos, cuando captures tu ubicacion GPS, el sistema verifica si tus coordenadas caen dentro de alguna geocerca. Si hay coincidencia, el area se selecciona automaticamente y se destaca visualmente en el formulario.
Que significa "Participaciones" en los Hubs de Capacitaciones y Reuniones?
Cuando un registro de capacitacion o reunion es guardado, el sistema genera registros derivados (copias) para cada participante. La pestana "Participaciones" muestra los registros donde tu apareces como participante (no como creador). Esto te permite ver las capacitaciones que recibiste y las reuniones a las que asististe.
Cuantos registros puedo crear?
No hay un limite fijo de registros. Sin embargo, tu organizacion tiene limites de almacenamiento asociados a su plan de suscripcion. Si se alcanza el limite de almacenamiento, veras un mensaje indicando que no es posible crear nuevos registros hasta que se libere espacio o se actualice el plan.
Puedo eliminar un registro?
Si tienes el permiso ELIMINAR REGISTROS DEL SISTEMA, puedes eliminar registros. La eliminacion es una operacion delicada que queda registrada en el log de auditoria. Se recomienda precaucion al eliminar registros que ya tienen PDF generado o que estan vinculados a tareas.
El modulo de Personal Externo aparece para todos los usuarios?
No. El boton de Personal Externo en el Centro de Registros solo aparece si tienes el permiso GESTIONAR PERSONAL EXTERNO o GESTIONAR DIRECTORIO DE USUARIOS. Si no lo ves, es porque tu rol no incluye estos permisos.

Resumen de Flujos

Flujo de Observacion

Centro de
Registros
➞
Observaciones
➞
Ubicacion
+ Area
➞
Foto + IA
+ Clasificacion
➞
Plan de
Accion IA

Flujo de Capacitacion

Centro de
Registros
➞
Capacitaciones
➞
Tema +
Objetivos IA
➞
Agregar
Participantes
➞
Ejecutar
+ Firmas

Flujo de Reunion / CPHS

Centro de
Registros
➞
Reuniones
➞
Autoridades +
Participantes
➞
Puntos +
Acuerdos
➞
Firmas

Flujo de Entrega de EPP

Centro de
Registros
➞
EPP
➞
Seleccionar
Trabajadores
➞
Armar Kit
de EPP
➞
Firmas +
Consolidar

Flujo de Analisis Causal

Centro de
Registros
➞
Clasificacion
➞
Relato
➞
Arbol de
Causas IA
➞
Conclusiones
IA

Flujo de Checklist

Centro de
Registros
➞
Seleccionar
Plantilla
➞
Geolocalizacion
➞
Evaluar Items
OK / No OK / N/A
➞
Finalizar

IAegis - Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional

Manual de Usuario - Capitulo 2: Centro de Registros

Version del documento: 1.1 | Version del sistema: 2.3.59

Fecha: 8 de junio de 2026

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